مدیریت مطالبات بیمارستانی؛ راهکارهای عبور از بحران نقدینگی در بیمارستان‌های خصوصی و خیریه

یکی از مهم‌ترین چالش‌های بیمارستان‌های خصوصی و خیریه، تأخیر در پرداخت مطالبات از سوی سازمان‌های بیمه‌گر است؛ مسئله‌ای که صرفاً یک موضوع مالی نیست و می‌تواند بر نقدینگی، پرداخت به‌موقع حقوق و مطالبات کارکنان، تأمین تجهیزات و دارو و در نهایت استمرار و کیفیت ارائه خدمات درمانی اثرگذار باشد.

در سال‌های اخیر، گزارش‌ها و اظهارنظرهای مختلفی درباره طولانی شدن فرآیند پرداخت مطالبات مراکز درمانی منتشر شده است. استمرار این وضعیت، به‌ویژه برای بیمارستان‌هایی که بخش قابل‌توجهی از درآمد آنها وابسته به پرداخت بیمه‌هاست، می‌تواند فشار قابل توجهی بر سرمایه در گردش و توان عملیاتی مجموعه وارد کند.

این مسئله برای بیمارستان‌های خصوصی و خیریه می‌تواند حساس‌تر باشد؛ زیرا بسیاری از این مراکز برای تأمین هزینه‌های جاری خود، اتکای بیشتری به درآمدهای عملیاتی دارند و در صورت طولانی شدن وصول مطالبات، ممکن است با محدودیت جدی در تأمین هزینه‌های جاری مواجه شوند.

از سوی دیگر، چارچوب‌های قانونی موجود نیز برای پرداخت مطالبات مراکز درمانی از سوی سازمان‌های بیمه‌گر، زمان‌بندی‌هایی را پیش‌بینی کرده‌اند. با این حال، فاصله میان زمان‌بندی قانونی و عملکرد واقعی در برخی دوره‌ها، ضرورت توجه جدی‌تر به مدیریت نقدینگی و پیگیری مطالبات را نشان می‌دهد.

مدیران بیمارستان‌ها چه می‌توانند انجام دهند؟

در چنین شرایطی، انتظار برای حل کامل مشکل در سطح کلان، به‌تنهایی نمی‌تواند یک استراتژی مدیریتی کافی باشد. بیمارستان‌ها باید هم‌زمان با پیگیری حقوق قانونی خود، سازوکارهای داخلی مدیریت نقدینگی و وصول مطالبات را نیز تقویت کنند.

نخست؛ اصلاح فرآیند چرخه درآمد

یکی از مهم‌ترین اقدامات، کاهش فاصله زمانی میان ارائه خدمت، تکمیل اسناد، ارسال صورتحساب و وصول مطالبات است.

هرگونه خطا یا تأخیر در ثبت خدمات، مستندسازی پرونده، ثبت اقلام مصرفی یا ارسال اسناد می‌تواند فرآیند رسیدگی و پرداخت را طولانی‌تر کند. ایجاد یا تقویت واحدهای تخصصی مدیریت درآمد بیمارستان (Revenue Cycle Management) می‌تواند در این زمینه مؤثر باشد.

این فرآیند بهتر است از زمان پذیرش بیمار آغاز شود و مواردی مانند اعتبارسنجی بیمه، بررسی پوشش خدمات، تکمیل مستندات و مدیریت پیش‌پرداخت‌های مجاز و متعارف را دربرگیرد.

دوم؛ تنوع‌بخشی به منابع درآمدی

وابستگی بیش از حد به یک منبع درآمدی، ریسک مالی بیمارستان را افزایش می‌دهد.

توسعه خدمات خصوصی در چارچوب قوانین و قراردادها، انعقاد قراردادهای مستقیم با سازمان‌ها و شرکت‌ها، توسعه خدمات قابل ارائه به بیماران بین‌الملل در صورت وجود ظرفیت و مجوزهای لازم، و استفاده هدفمند از ظرفیت مشارکت خیرین می‌تواند به متنوع‌تر شدن منابع درآمدی کمک کند.

سوم؛ بازنگری حرفه‌ای در قراردادهای بیمه‌ای

قراردادهای بیمه‌ای باید از منظر مالی، حقوقی و عملیاتی به‌صورت دقیق بررسی شوند.

تعیین فرآیند شفاف برای رسیدگی به اسناد، زمان‌بندی پرداخت، سازوکار اعتراض به کسورات و تعیین مسئولیت طرفین در هر مرحله، می‌تواند از بروز اختلافات و تأخیرهای قابل پیشگیری بکاهد.

همچنین هم‌افزایی میان مراکز درمانی و استفاده از ظرفیت انجمن‌ها و تشکل‌های صنفی می‌تواند قدرت مذاکره و پیگیری مطالبات را افزایش دهد.

چهارم؛ پیگیری نظام‌مند مطالبات

پیگیری مطالبات نباید صرفاً در زمان تشدید بحران نقدینگی انجام شود.

واحد مالی بیمارستان باید تصویری به‌روز از میزان مطالبات، سن مطالبات، مبالغ در حال رسیدگی، کسورات، اسناد برگشتی و مبالغ قابل وصول داشته باشد و گزارش‌های منظم آن را در اختیار مدیریت ارشد قرار دهد.

در این شرایط، استفاده از داشبوردهای مدیریتی و شاخص‌هایی مانند «میانگین زمان وصول مطالبات» (DSO) می‌تواند به تصمیم‌گیری دقیق‌تر کمک کند.

پنجم؛ مدیریت هوشمندانه پذیرش بیماران

در شرایطی که تأخیر در پرداخت مطالبات یک قرارداد بیمه‌ای به سطح قابل توجهی می‌رسد، مدیران ممکن است ناچار به بررسی سیاست‌های پذیرش بیماران تحت آن قرارداد شوند.

با این حال، هرگونه تغییر در نحوه پذیرش یا دریافت هزینه از بیماران بیمه‌شده باید صرفاً پس از بررسی دقیق مفاد قرارداد، قوانین و مقررات مربوط، تعهدات مرکز درمانی و حقوق بیماران انجام شود.

هدف از مدیریت پذیرش، نباید محدود کردن دسترسی بیماران به خدمات ضروری درمانی باشد؛ بلکه باید ایجاد تعادل میان استمرار خدمت‌رسانی و حفظ پایداری مالی مرکز درمانی باشد.

ششم؛ استفاده از ابزارهای تأمین مالی

در شرایط کمبود سرمایه در گردش، بیمارستان‌ها می‌توانند با رعایت مقررات و با مشورت متخصصان مالی، امکان استفاده از ابزارهای تأمین مالی کوتاه‌مدت، تسهیلات بانکی یا مدل‌های تأمین مالی مبتنی بر مطالبات را بررسی کنند.

البته استفاده از این ابزارها زمانی منطقی است که هزینه تأمین مالی، در مقایسه با منافع حاصل از حفظ جریان نقدینگی و استمرار فعالیت بیمارستان، توجیه اقتصادی داشته باشد.

یک نکته کلیدی برای مدیران

واقعیت این است که بیمارستان نمی‌تواند زمان پرداخت همه مطالبات خود را کنترل کند؛ اما می‌تواند بخش قابل توجهی از فرآیند داخلی منتهی به وصول مطالبات را مدیریت کند.

بنابراین، تاب‌آوری مالی بیمارستان تا حد زیادی به سه عامل وابسته است:

مدیریت دقیق جریان نقدی، کاهش وابستگی به یک منبع درآمدی و ایجاد یک سیستم حرفه‌ای برای مدیریت و وصول مطالبات.

در کنار اقدامات مدیریتی، بیمارستان‌ها و تشکل‌های صنفی باید آسیب‌های ناشی از تأخیر پرداخت‌ها را نیز به‌صورت دقیق ثبت و مستندسازی کنند و از مسیرهای قانونی و صنفی برای اصلاح فرآیندها و اجرای مؤثر مقررات موجود مطالبه‌گری کنند.

سلامت، یک زنجیره به‌هم‌پیوسته است. اگر یک حلقه از این زنجیره، یعنی جریان مالی، برای مدت طولانی دچار اختلال شود، آثار آن می‌تواند در نهایت به سایر بخش‌ها نیز منتقل شود.

به همین دلیل، حل مسئله مطالبات بیمارستان‌ها صرفاً خواسته یک گروه از مدیران یا مراکز درمانی نیست؛ بلکه بخشی از الزامات حفظ پایداری نظام ارائه خدمات سلامت است.

تا زمانی که اصلاحات ساختاری در نظام پرداخت و تأمین مالی سلامت به نتیجه برسد، بیمارستان‌های خصوصی و خیریه بیش از هر زمان دیگری به هوشمندی مالی، انضباط مدیریتی، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده و پیگیری مستمر حقوق قانونی خود نیاز دارند.

هدف نهایی نیز روشن است:
حفظ پایداری مالی بیمارستان، صیانت از سرمایه انسانی و استمرار ارائه خدمات باکیفیت به بیماران.